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Pautas para redactar un e-mail de trabajo

El uso del lenguaje tiene reglas básicas según el medio que se utiliza. Es importante recordar que no es lo mismo decir las cosas hablando que por escrito.

No puede usar las mismas reglas cuando se requieren diferentes tipos de redacción: un recado en papel, un correo electrónico, un memo, una carta de trabajo, etc.

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Así como en la vida cotidiana, en los negocios es necesario mantener ciertos modales para evitar problemas, en especial en lo que respecta a las comunicaciones electrónicas.

Si bien las redes sociales y los dispositivos móviles pueden funcionar como excusa para el uso de palabras abreviadas o generan tolerancia hacia ciertos pequeños errores de ortografía, al momento de mandar un e-mail de trabajo se espera que usted se tome cinco minutos y cumpla con algunas normas básicas.Recomendaciones

1. Use una dirección de correo profesional

Olvídese de aquel correo electrónico que utilizaba en su juventud. Si busca que lo tomen en serio, lo más probable es que deba cambiarla. Lo ideal es que contenga su nombre, para que el receptor le reconozca rápidamente. Si se le dificulta conseguir su dirección ideal en los servicios de correo más populares, puede optar por un servidor pago que le brinde su propia extensión. Por ejemplo: info@sunombre.com . En cuanto a las firmas, evite que su rúbrica en el correo de trabajo tenga personajes de Disney, animaciones, gif, en colores estrambóticos y en Comic Sans, y con frases inspiracionales o en otro idioma, a menos que sea el lema de su empresa.

2. Mensaje claro y conciso en la línea de “asunto”

Toda persona sufre la superabundancia de e-mails, y el “asunto” es uno de los primeros ítems que se miran al momento de borrar mensajes. En esa línea de texto debería anunciar el objetivo de ese correo y aclarar de qué se trata el mensaje y su importancia: cambio de lugar de reunión, sugerencia sobre su propuesta, etc. No envíe correos sin especificar el “asunto”.

3. Sea concreto

La ventaja de que el e-mail sea un medio inmediato de comunicación es también una desventaja cuando usted es quien recibe el mensaje. Si se pone en el lugar del otro cuando escribe, entenderá que leer textos muy extensos puede significar dejar de leer otro de los tantos correos que se han recibido en el mismo momento. Esto es motivo suficiente para que alguien pudiera no leer su envío.

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4. Saludo y despedida adecuada

No abra la conversación con una pregunta directa, porque parecería un ataque frontal. Mida el nivel de respeto de la persona a quien escribe para elegir el tipo de saludo que debe emplear. Siempre inicie con un saludo sencillo, y puede ir aumentando gradualmente el respeto si amplía el saludo con el nombre, apellido o título que ostenta el destinatario. Al momento de cerrar el correo, no lo haga con un “xoxoxo” o un “besitosssss!!!!!”. Está mal que un profesional se exprese así.

5. Cuidado con la opción “responder a todos”

Un mensaje mal enviado o que llega a la casilla equivocada puede generar un problema. Antes de responder los e-mails de trabajo -¡ojo! también aplica para los personales- piense bien a quiénes de los copiados en el mensaje le interesa su respuesta y a quién puede llegar a incomodar. También tenga en cuenta qué problemas le puede traer quitar a alguien de la respuesta, dejándolo afuera de los sucesivos e-mails.

6. No abuse de los signos de exclamación

Los medios electrónicos han acostumbrado a usar de forma indiscriminada ciertos signos textuales con el único fin de llamar la atención del interlocutor: signos de exclamación, negrita o puntos suspensivos. De nuevo, tanto en el ámbito laboral como en el personal, siempre es mejor hacer economía de estos recursos y solo utilizarlos -de forma adecuada y respetando las reglas ortográficas- cuando la situación realmente lo amerite. Tampoco use varias fuentes. Unir frases en Arial con destacados con Helvética e hipervínculos en Times New Roman no solo se ve mal estéticamente, también dificulta la lectura de un texto.

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Además, manda la señal de ser una persona inestable y poco organizada. Y no escriba con mayúsculas: escribir con letras capitales es sinónimo de gritar o demandar. Por ejemplo, no se entiende lo mismo por “necesito contactarte” a “NECESITO CONTACTARTE”, pues el segundo demuestra rudeza y mala educación.

7. Cuidado con el humor

No todos comparten el mismo sentido del humor, por eso -en lo que se refiere a los correos electrónicos de tipo laboral- siempre es conveniente dejarlo de lado. Algo que en una conversación puede sonar chistoso, en un intercambio escrito puede tomarse de forma diferente.

8. La gente de diferentes culturas habla y escribe de forma diferente

Comunicarse con gente de otros contextos culturales es todo un desafío, más cuando se está usando un idioma que no es el propio. Para evitar inconvenientes y llegar a comunicarse de forma certera, es conveniente indagar un poco en las costumbre del receptor y personalizar el e-mail en este sentido. En el caso de los japoneses, los árabes o los chinos, consideran importante antes conocer más de la persona con la cual interactúan, por lo cual sería importante ahondar en algunas características propias antes de llegar al objetivo del mail.

9. Responda todos sus e-mails

Por más difícil que sea, es una buena costumbre responder todos los mensajes que le llegan a uno, incluso si son correos que llegan por error. La persona que le envió el mensaje estará esperando una respuesta, en especial si el verdadero receptor del mensaje debía ser un compañero suyo de trabajo. En caso de ser usted quien no reciba una respuesta, manténgase sereno y paciente. Si tras haber enviado un correo no le contestan, deje pasar 24 horas (dentro de lo posible) para volver a intentarlo. Si reenvía el mismo correo 30 veces solo logrará que el destinatario se harte, borre todos sus correos y lo bloquee de su cuenta.

10. Nada de diseño y emoticones

Los diseños añadidos al texto de sus correos electrónicos (gifs animados o gráficos en formato HTML) pueden provocar que alguno de sus destinatarios no pueda leer el correo, ya que no todos pueden acceder a mensajes codificados con HTML. Respecto a los emoticones, en el contexto de las redes sociales y los correos informales las caritas hechas con gráficos o textos pueden ser simpáticas, pero se deben evitar en un email de trabajo, pues dan la imagen de ser infantil y de carecer de capacidad para comunicarse, pues con los emoticones se expresa lo que no se puede decir con palabras.


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01.22.2014 08:37 (01.22.2014)
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